MyCashflow'ssa voit arkistoida tilaukset, jolloin niiden sisältö lukitaan kirjanpitoon raportointia varten. Tässä ohjeessa käydään läpi tilausten arkistointi ja esitellään kirjanpitoraportti.

Arkistoinnin tarkoitus on varmistaa, että verkkokaupan raportit pysyvät luotettavina kauas tulevaisuuteen. Arkistoitujen tilausten sisältöön, summaan tai maksutapahtumiin ei voi tehdä muutoksia, jolloin arkistoitu tilaus näkyy raporteilla aina samana ajankohtana.

Arkistoiduista tilauksista muodostetaan kirjanpitoraportti, joka sisältää kattavan erittelyn myynnistä verotuksen ja kirjanpidon näkökulmasta.

Perustietoa arkistoinnista

Seuraavat kirjanpitoon vaikuttavat muutokset tilauksiin eivät ole mahdollisia arkistoinnin jälkeen:

  • Palautusten käsitteleminen (tullaan mahdollistamaan tulevaisuudessa)
  • Uusien tuotteiden lisääminen
  • Tuotteiden poistaminen
  • Määrien muuttamien
  • Tuotteiden yksikköhintojen muuttaminen
  • Verokantojen muutokset
  • Toimitus- ja maksukulujen muuttaminen sekä alennusten muuttaminen
  • Maksujen palautukset tai muut muutokset maksutapahtumiin

Normaalisti asiakastietojen muokkaaminen voi vaikuttaa tilauksen ALV-laskentaan (tilauksen toimituksen maa, EU-yhteisöasiakkaan veroton myynti). Arkistoidussa tilauksessa muutokset asiakastietoihin eivät kuitenkaan vaikuta verokantaan tai summaan.

Arkistointia ei voi peruuttaa. Voit kuitenkin käsitellä tilauksen tekemättä muutoksia, jotka vaikuttavat tilauksen loppusummaan.

Peruttuja tilauksia ei voi arkistoida, eikä arkistoituja tilauksia voi perua.

Arkistoinnin käyttöönotto

Jos haluat arkistoinnin käyttöön verkkokaupassa, ilmoita asiasta MyCashflow'n asiakaspalvelulle. Ilmoita samassa yhteydessä haluatko tehdä arkistoinnin manuaalisesti vai automatisoida sen (lue lisää vaihtoehdoista seuraavissa kappaleissa).

Tilausten arkistointi manuaalisesti

Tässä kappaleessa käydään läpi tilauksen arkistointi manuaalisesti tilaussivulla.

Arkistoimattomat tilaukset kannattaa käydä läpi ja arkistoida aina kuukauden lopussa, ennen kuin lähetät kirjanpitoraporttia kirjanpitäjälle.

  1. Mene tilauksen sivulle.
  2. Paina tilaussivun oikeassa yläkulmassa Arkistoi tilaus -painiketta.

Nyt tilaus on arkistoitu, eikä sen tuotesisältöön tai summiin voi enää tehdä muutoksia. Jatkossa löydät tilauksen käyttämällä Tilaukset-sivun haussa Arkistoinnin tila -valikkoa.

Tilaus tulee myös näkyviin kirjanpitoraportilla välittömästi arkistoinnin jälkeen.

Tilausten arkistointi automaattisesti

Arkistointi voidaan suorittaa automaattisesti kun tilaus vastaanotetaan tai kun tilauksen tuotteet on merkitty toimitetuksi. Vaihtoehtoisesti voit myös suorittaa arkistoinnin manuaalisesti.

Kun otat arkistointia käyttöön, ilmoita asiakaspalvelullemme, miten haluat arkistoida tilaukset.

Arkistoidun tilauksen palautusten ja vaihtojen käsitteleminen

Voit käsitellä palautuksia ja vaihtoja myös arkistoitujen tilausten kohdalla. Tällöin muutoksia ei kirjata samaan tilaukseen, vaan verkkokauppaan luodaan uusi palautustilaus, joka sisältää muutokset aiempaan tilaukseen.

  1. Etsi ja avaa haluamasi tilaus hallintatyökalun Tilaukset-sivulta.

    Löydät arkistoidut tilaukset käyttämällä Tilaukset-sivun oikean reunan hakutyökaluja.

  2. Valitse tilauksen lähetystaulukosta kaikki palautettavat tai vaihdettavat tuotteet.
  3. Paina lähetystaulukon otsikkorivillä Käsittele palautus -painiketta.

    Palautuslomake aukeaa.

  4. Määritä palautuksen asetukset palautuslomakkeella.
  5. Paina palautuslomakkeella Käsittele palautus -painiketta.

    Verkkokauppaan luodaan uusi palautustilaus ja sinut siirretään uuden palautustilauksen sivulle.

    Jos kyseessä on tuotevaihto, vaihdossa lähetettävät tuotteet näytetään palautustilauksella omina lähetyksinään.

  6. Paina palautustilauksen lähetystaulukossa Tallenna palautus -painiketta.

    Palautustilaus merkitään toimitetuksi.

  7. Jos asiakkaalle on palautettava maksuja palautuksen yhteydessä, paina palautustilauksen Maksutapahtumat-valikossa Luo uusi -painiketta.

    Varmista että verkkokaupassa on maksutapa, jota voit käyttää maksujen palauttamiseen (esimerkiksi MyCashflow Rahojen palautus).

    Katso myös ohjeet maksutapahtumien luontiin ja maksujen palauttamiseen.

  8. Käsittele maksun palautus loppuun.
  9. Vaihdot: Merkitse mahdolliset vaihdossa lähetettävät tuotteet toimitetuiksi, kun tarvittavat maksut on suoritettu.
  10. Jos tilausten arkistointi on käytössä, arkistoi tilaus, kun olet varma, että siihen ei enää tule muutoksia.

Kirjanpitoraportti

Verkkokaupan arkistoiduista tilauksista muodostetaan kirjanpitoraportti, joka sisältää kattavan erittelyn myynnistä verotuksen ja kirjanpidon näkökulmasta. Tässä kappaleessa käydään läpi kirjanpitoraportin eri osat.

Löydät kirjanpitoraportin hallinnan sivulta Raportit > Kirjanpitoraportti.

Voit hakea kirjanpitoraportin haluamaltasi aikaväliltä. Kaikista myynneistä esitetään kirjanpitoraportilla arvonlisäveroton liikevaihto, veron määrä sekä verollinen myynti.

Kirjanpitoraportille sisällytetään tilauksen arvo silloin kun se on arkistoitu. Ennen arkisointia tehdyt muutokset eivät näy kirjanpitoraportilla. Jos haluat muodosta raportin ilman erittelyä tilauksista, valitse Näytä vain yhteenveto -valinta.

Myynnin erittely

Erittelystä selviävät verkkokaupan veroton tuotteiden myynti, alennukset sekä liikevaihdon jakautuminen arvonlisäverotuksen mukaan.

Veroton myynti (verokannan ja -käsittelyn mukaan) - Myynnin alennukset (erittely verokannoittain) = Veroton myynti yhteensä

Arvonlisäverojen erittely

Tässä kohdassa esitetään veroton ja verollinen myynti valitulla aikavälillä verokannoittain ja veron osuus jokaisen verokannan myynnistä.

Mikäli verkkokaupassa on vain kotimaan myyntiä, tämän taulukon luvuista saa helpoiten liikevaihtoluvut verokannoittain kirjanpidon vienteihin.

Toimitusmaan mukaisesta erittelystä selviää maakohtaisesti eri verotuksen tilanteiden ja verokantojen myynnit ja veron määrät.

Erittely verottomasta yhteisömyynnistä ALV-tunnuksittain

Erittely sisältää tiedon ajanjakson aikana tehdyistä yhteisötilauksista ALV-tunnuksittain. Arvonlisäveron laskenta perustuu pääasiassa toimitusmaahan, sekä asiakkaan EU-alueen ALV-verovelvollisuuteen.

Muissa EU-maissa toimiville arvonlisäverollisille liiketoiminnan harjoittajille tehty myynti käsitellään EU-alueen yhteisömyyntinä, joka on arvonlisäverotonta. Arvonlisäveroton yhteisömyynti raportoidaan veroviranomaiselle kausiveroilmoituksessa (maa, ALV-tunniste, veroton myynti).

Lisätietoja EU-alueen yhteisömyynnistä löydät täältä.

Maksujen erittely

Maksujen erittely sisältää yhteenvedon tilausten maksutavoista ja maksujen tilasta (maksetut ja saatavat). Maksutapahtumien arvo vastaa verollisen myynnin määrää, kun tilausten maksutapahtumat on kohdistettu oikeille tilauksille.

Maksutapojen summat kirjataan kirjanpitoon saamisiksi omille tileilleen, josta ne kuitataan maksetuksi rahan saapuessa esim. maksupalvelun tilityksenä.

Erittely täsmäytettävistä tilauksista

Joskus verkkokauppaan kertyy tilauksia, joiden saatavat/suoritetut maksut eivät täsmää tilauksen summan kanssa. Näin voi käydä esimerkiksi vaillinaisesti käsiteltyjen palautuksien ja vaihtojen yhteydessä.

Tässä kohdassa näytetään yhteenveto tilauksista, joilla asiakasta on laskutettu liikaa tai liian vähän ja maksut on korjattava luomalla tilauksille tarpeen mukaan positiivisia tai negatiivisia maksutapahtumia.

Katso myös ohjeet maksutapahtumien luontiin.

Erittely avoimista tilauksista

Erittely avoimista tilauksista sisältää listan maksamattomista tilauksista sekä tiedon kunkin tilauksen tilasta, loppusummasta ja avoimesta summasta.

Painamalla tilauksen numeroa edellä mainittujen listojen riveillä pääset suoraan korjattavien tilauksien sivuille.

Arkistoinnin kumoaminen

Tarvittaessa voit kumota arkistoinnin tilaukselta, jolloin tilauksen tuotteita ja summia on mahdollista jälleen muokata ja tilaus poistuu kirjanpitoraportilta.

Ilmoita kirjanpitäjälle jos kumoat arkistoinnin

Kun kumoat arkistoinnin tilaukselta, tilausta ei enää näytetä kirjanpitoraportilla. Toimita kirjanpitäjälle tarvittaessa uusi, ajantasainen raportti kuukaudelta, jona tilaus oli alun perin arkistoitu.

Jos arkistoit tilauksen uudestaan kumoamisen jälkeen, tilaus näytetään kirjanpitoraportilla uusimman arkistoinnin päivämäärällä.

Arkistoinnin kumoaminen kannattaa hoitaa ennen arvonlisäverojen tilitystä.

Arkistoinnin voivat kumoa vain käyttäjät, joilla on Kirjanpito-käyttöoikeus. Jos haluat antaa kirjanpito-oikeuden jollekin käyttäjälle, ota yhteyttä MyCashflow'n asiakaspalveluun esimerkiksi hallintatyökalun chatin kautta.

Näin kumoat tilauksen arkistoinnin:

  1. Avaa arkistoitu tilaus hallinnan Tilaukset-sivulta.

    Löydät arkistoidut tilaukset sivun oikean reunan Arkistoinnin tila -suodattimen avulla.

  2. Paina tilaussivun yläreunassa Kumoa arkistointi -painiketta.

Arkistoinnin kumoamisen jälkeen voit muuttaa tilauksen tuotteita ja summia.

Arkistoi tilaus tarvittaessa uudestaan, kun muutokset ovat valmiit, ja toimita kirjanpitäjälle uudet kirjanpitoraportit.